Informativa sul trattamento dei dati personali nell’appalto di lavori

Ai sensi e per gli effetti (i) del Regolamento UE 2016/679 relativo alla “protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, il “GDPR”, art. 13 e (ii) del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, il “Codice Privacy” s.m.i., norme denominate congiuntamente anche “Normativa privacy”, sono previsti una serie di obblighi in capo a chi effettua il trattamento - “la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto, l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione” -   di dati personali riferiti ad altri soggetti (nel seguito il “Trattamento”). SABO S.p.A. con sede legale in Via Caravaggi, Levate (BG) – cap. 24040 (la “Società”) desidera informarla, nelle sezioni che seguono, in merito alle modalità ed alle finalità del Trattamento dei dati personali che La riguardano.

1. Titolare del Trattamento
Il titolare del Trattamento è il soggetto che determina le finalità e i mezzi di Trattamento dei dati personali (il “Titolare”) e viene identificato in SABO S.p.A. Il Titolare del Trattamento potrà essere contattato a mezzo e-mail al seguente indirizzo: privacy@sabo.com.  
2. Categorie di dati oggetto del Trattamento
A seguito dell’instaurazione del rapporto contrattuale, il Titolare può trattare dati personali da Lei comunicati ovvero acquisiti da soggetti terzi - ai sensi dell’art. 14 del GDPR - per ragioni esclusivamente connesse all’applicazione delle normative a cui le attività oggetto del Contratto si riferiscono. I dati acquisiti in ragione della stipula e dell’esecuzione del Contratto possono essere meramente identificativi (es. nome, cognome, codice fiscale, P.Iva, email, numero telefonico, riferimenti bancari e di pagamento) e/o appartenenti alle c.d. categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 del GDPR (es. dati relativi allo stato di salute, quali quelli relativi all’idoneità al lavoro dei dipendenti) e/o dati relativi a condanne penali e reati o a connesse misure di sicurezza ex art. 10 del GDPR (dati Inps, Inail, visure camerali, certificati di casellari giudiziari ecc.).
3. Finalità e base giuridica del Trattamento
Ai sensi della Normativa Privacy, il Trattamento di dati personali deve essere legittimato da uno tra i vari presupposti giuridici previsti dall’art. 6 del GDPR. Tali presupposti sono di seguito espressamente indicati per ciascuna finalità secondo la quale il Titolare esegue il Trattamento dei Suoi dati:
1. Gestione della relazione contrattuale: il Titolare potrà trattare i Dati al fine di rispondere alle Sue richieste, ossia per ottemperare ad esigenze preliminari all’instaurazione nonché per dare esecuzione al contratto.
Base giuridica del trattamento: per dare esecuzione al contratto di cui Lei è parte o alle misure precontrattuali adottate su Sua richiesta (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR). Politica di conservazione dei Dati: i Dati fornitici nell’ambito di una Sua richiesta o per la mera formalizzazione di un preventivo saranno conservati per un tempo massimo di cinque anni. I Dati trattati per dare esecuzione al rapporto potranno essere conservati per tutta la durata del rapporto oltre che per successivi dieci anni decorrenti dal termine dell’anno fiscale seguente a quello di competenza.
2. Adempimento degli obblighi giuridicamente vincolanti: il Titolare tratta i Dati per adempiere ad ogni obbligo civilistico, amministrativo, fiscale, contabile, previsto dalla legge, da un regolamento, dalla normativa europea o da un ordine dell’Autorità e derivante dal/i rapporto/i con Lei in essere;
Base giuridica del trattamento: per dare esecuzione al rapporto di cui Lei è parte (art. 6 par. 1 lett. b del GDPR), per adempiere ad un obbligo legale a cui è soggetto il Titolare (art. 6 par. 1 lett. c del GDPR). Politica di conservazione dei Dati: i Dati potranno essere conservati per il tempo necessario all’assolvimento degli obblighi legali e, in ogni caso, per tutta la durata del rapporto contrattuale oltre che per i successivi due anni decorrenti dalla cessazione dell’appalto.
3. Difesa in giudizio per i diritti del Titolare: laddove ne ricorra l’obbligo, il Titolare provvederà a fornire informazioni che La riguardano alle Autorità e agli organismi preposti all’applicazione della legge, dei regolamenti e degli atti giudiziari, nonché a terze parti in contenzioso. Il Titolare si riserva di trattare i Dati per prevenire possibili rischi e frodi, nonché per difendere i propri diritti derivanti dal contratto in sede giudiziale o stragiudiziale, anche ai fini di eventuale recupero del credito, direttamente o attraverso soggetti terzi (agenzie/società di recupero credito) ai quali saranno solo a tali fini comunicati.
Base giuridica del trattamento: per il perseguimento di un legittimo interesse del Titolare del Trattamento consistente nel prevenire possibili frodi o nel difendere un proprio diritto o avanzare una qualche pretesa derivante dal rapporto commerciale con Lei in essere, salvo che non prevalgano i Suoi interessi o i Suoi diritti fondamentali (art. 6 par. 1 lett. f e art. 9 par. 2 lett. f del GDPR). Politica di conservazione dei Dati: i Dati potranno essere conservati per il periodo di tempo necessario allo scopo di consentire alla Società di agire o difendersi contro eventuali pretese avanzate nei confronti Suoi o di terze parti oltre che per i successivi dieci anni decorrenti dalla cessazione dell’appalto.  
4. Promozione delle attività aziendali: al fine di promuovere il core business aziendale, il Titolare potrebbe raccogliere (in occasione di eventi organizzati dalla Società) e pubblicare immagini che ritraggono i Suoi referenti aziendali sul sito internet della Società, sui canali social (es.: Facebook, Instagram, Twitter) oppure su cataloghi cartacei nonché su qualsiasi altra forma o mezzo di trasmissione, senza riconoscere alcun compenso.
Base giuridica del trattamento: consenso da Lei preventivamente espresso in qualità di Interessato al Trattamento (art. 6 par. 1 lett. a del GDPR). Politica di conservazione dei dati: le immagini saranno conservate nei database del Titolare per un tempo di ventiquattro mesi, per essere successivamente cancellati dagli stessi, salvo l'avvenuta pubblicazione sul sito internet, canali social o su cataloghi cartacei commerciali.
Qualora il Titolare intenda trattare i Suoi Dati per finalità diverse da quelle sopra descritte, è tenuto a informarLa di tali ulteriori finalità prima del compimento del Trattamento.
4. Natura del conferimento dei Dati
Il conferimento dei Dati per le finalità di cui alle lett. a), b), c), è obbligatorio in quanto richiesto ai fini dell’adempimento degli obblighi legali e contrattuali. L’eventuale rifiuto a fornirli o l’eventuale successiva mancanza di autorizzazione al loro Trattamento potrà determinare l’impossibilità del Titolare a dar corso ai rapporti contrattuali in essere. Il conferimento dei Dati per la finalità di cui alle lett. d) è, invece, facoltativo ed il mancato conferimento o la mancata autorizzazione al Trattamento comporterà l’impossibilità di svolgere le attività ivi indicate.
5. Modalità di Trattamento dei Dati
In relazione alle finalità sopra indicate, la Società esegue il Trattamento dei Dati, nel rispetto delle misure di sicurezza di cui all’art. 32 del GDPR mediante strumenti manuali, informatici e telematici, atti a memorizzare, gestire e trasmettere i Dati medesimi, unicamente al fine di perseguire le finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti e, comunque, in modo tale da garantirne la sicurezza e la riservatezza, nonché il rispetto dei principi di correttezza, liceità, trasparenza. Il Titolare non effettua Trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati sui Dati trattati.
6. Ambito di comunicazione dei Dati
I Suoi Dati potranno essere resi accessibili a:
1. dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di persone autorizzate e/o designate al Trattamento e/o amministratori di sistema;
2. Organismi di Vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli Enti istituzionali ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.
7. Trasferimento dei Dati a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale
I Dati personali sono trattati all’interno dell’Unione Europea e conservati su server ivi ubicati. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di trasmettere tali Dati ad un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale e/o spostare i server anche extra-UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, di cui all’art. 44 e ss. del GDPR.
8. Diritti dell’Interessato
Il Titolare La informa, infine, che ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, potrà esercitare in ogni momento specifici diritti – di cui agli artt. 15-22 del GDPR - rivolgendosi al Titolare, quali:
1. il diritto di accesso ossia la possibilità di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso il Trattamento di dati personali e in tal caso, di ottenere l’accesso ai propri dati personali;
2. il diritto alla rettifica, compresa l’integrazione dei dati personali incompleti;
3. il diritto alla cancellazione dei dati senza ritardo su richiesta dell’Interessato e obbligatoriamente se:
   • i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità del Trattamento;
   • il consenso su cui si basa il Trattamento è revocato e non sussiste altro fondamento giuridico per il Trattamento;
   • i dati personali sono stati trattati illecitamente;
   • i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’UE o dello Stato membro.
   • l’Interessato si opponga al Trattamento e non sussista alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento, oppure quando si opponga al Trattamento nei casi previsti dall’art. 21, paragrafo 2, del GDPR (dati personali trattati per finalità di marketing diretto);
4. il diritto alla limitazione di trattamento nei casi in cui sia contestata l’esattezza dei dati personali (per il periodo necessario al Titolare del Trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali) ovvero il Trattamento sia illecito e/o l’Interessato si sia opposto al Trattamento chiedendone la limitazione;
5. il diritto alla portabilità dei dati personali quale facoltà di ricevere dal Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali e di trasmettere tali dati ad altro titolare del Trattamento, solo per i casi in cui il Trattamento sia basato sul consenso e per i soli dati il cui Trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati;
6. il diritto di opporsi al Trattamento dei propri dati personali fatto salvo il diritto del Titolare del Trattamento di dimostrare l’esistenza di motivi legittimi per procedere comunque al Trattamento;
7. il diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento, qualora il Trattamento sia basato sul Suo consenso esplicito, senza che ciò pregiudichi la liceità dei trattamenti effettuati sino all’esercizio della revoca;
8. il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo dello Stato membro in cui risiede o lavora abitualmente ovvero dello Stato in cui si è verificata la presunta violazione, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, in caso di violazioni alle disposizioni del citato Regolamento.
Se desidera avere maggiori informazioni sul Trattamento dei Dati ed esercitare i diritti precedentemente indicati, può inviare una richiesta scritta utilizzando i contatti forniti nella sezione “Titolare del Trattamento” della presente informativa. In caso di richiesta da parte Sua di informazioni relative ai Suoi Dati, il Titolare darà riscontro al più presto – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – e comunque non oltre i trenta giorni dall’istanza. Eventuali impossibilità o ritardi da parte del Titolare nel soddisfare le richieste saranno adeguatamente motivati.
Data ultimo aggiornamento: ottobre 2020